CHAPITRE 1 – GÉNÉRALITÉ
Article 1
Dénomination sociale : « Les Randonneurs du Saguenay ».
Article 2
Le Club « Les Randonneurs du Saguenay » est un organisme à but non lucratif enregistré par le Gouvernement du Québec (NEQ :1143541804). Il a pour but de pratiquer les activités de randonnée pédestre et de raquette permettant de concilier la marche et la découverte de la région du Saguenay Lac-Saint-Jean au Québec et même de faire des excursions à l’extérieur de la région. Venez jouer dehors en randonnée pédestre d’août à novembre et en raquettes de janvier à mars!
Article 3
Les Randonneurs du Saguenay sont affiliés à la Fédération Québécoise de la Marche.
CHAPITRE 2- LES MEMBRES
Article 1
Membres :
Sont membres du Club les personnes qui sont à jour dans le paiement de leur cotisation dans les conditions fixées par le Conseil d’administration.
Certains sont membres à vie en fonction de leur contribution spéciale au club.
Article 2
Cartes de membre
Le Conseil d’administration émet des cartes de membre électroniques à chaque membre en règle. Celle-ci peut être utilisée pour recevoir le rabais de nos commanditaires.
Article 3
Cotisation annuelle
Le Conseil d’administration évalue à chaque année, le montant de la cotisation annuelle et l’assemblée générale entérine cette décision s’il y a un changement. La carte de membre inclut la portion pour les assurances qui est retournée à Rando-Québec si celui-ci n’y a pas déjà cotisé.
CHAPITRE 3 ASSEMBLÉE ANNUELLE
Article 1
Convocation
L’Assemblée générale annuelle aura lieu approximativement dans les trente (30) jours suivant la date d’expiration de l’exercice financier annuel. C’est le Conseil d’administration qui fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée.
Le Conseil d’administration ou dix (10) membres actifs peuvent convoquer, selon les besoins, une Assemblée générale spéciale. Le Conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de dix (10) membres ou plus doit produire une réquisition écrite et signée par ceux-ci.
Deux semaines au moins avant la date fixée, les membres du Club sont convoqués par le Conseil d’administration. L’ordre du jour est inclus dans la convocation, il est adopté en début d’assemblée.
Lorsque l’on prévoit à l’ordre du jour de l’Assemblée générale des corrections ou des modifications aux règlements généraux, copie des règlements généraux et copie des corrections ou modifications prévues doivent être jointes à la convocation.
Le Président, assisté des membres du Conseil d’administration, préside la réunion.
Article 2
Quorum
Le quorum de l’Assemblée générale est fixé à 10% des membres.
Toute personne intéressée au développement du plein air est admise aux Assemblées générales. Cependant, seuls les membres actifs ont droit de vote.
L’Assemblée pourra en tout temps demander que les non-membres se retirent.
Article 3
Ordre du jour de l’assemblée générale annuelle
L’ordre du jour doit contenir au minimum les items suivants :
•L’acceptation des rapports et procès-verbaux de la dernière Assemblée générale;
•Le rapport du président;
•La lecture et l’acceptation des états financiers;
•L’élection ou la réélection des membres du Conseil d’administration.
Article 4
Vote
Seuls les membres actifs ont droit de vote.
Le vote pour la modification des règlements généraux doit se faire au 2/3 des membres présents. Le vote par procuration est prohibé.
CHAPITRE 4 CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 1
Éligibilité
Être membre actif en règle et être âgé d’au moins dix-huit (18) ans.
Article 2
Le Club est dirigé par un Conseil d’administration composé de 9 membres, élus pour 1 an par l’Assemblée générale, ils sont rééligibles.
Article 3
Rôles
Voir à l’administration et à la réalisation des objectifs du Club.
Respecter les résolutions prises lors des Assemblées générales.
Présenter le compte rendu des activités de l’année écoulée et les états financiers lors de l’Assemblée générale annuelle.
Fixer le montant de cotisation des membres.
Le Conseil d’administration se réserve le droit d’appuyer ou de parrainer tout individu ou organisme dont les objectifs seraient similaires ou complémentaires à ceux du Club.
Article 4
Les livres comptables du Club pourront être examinés par les membres en règle qui en feront la demande au trésorier.
Article 5
Le Président et le Trésorier sont seuls habilités à faire fonctionner le ou les comptes ouverts au nom du Club.
Article 6
L’exercice financier débute le premier avril pour se terminer le 31 mars de l’année suivante.
Article 7
En cas de vacance d’un poste (maladie, démission, expulsion, absences non motivées) les membres du Conseil d’administration pourront nommer un autre administrateur qu’ils choisiront parmi les membres actifs en règle du Club.
Article 8
Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que le besoin s’en fait sentir. Un procès-verbal devra être rédigé à chaque réunion.
Article 9
Le quorum aux réunions du Conseil d’administration est fixé à 50% plus 1.
Article 10
Le vote par procuration est prohibé. Le Conseil d’administration décide de son propre mode de fonctionnement lors de sa réunion. Lors d’un litige, le vote à majorité simple pourra être demandé. En cas d’égalité, le président dispose d’une voix prépondérante, mais il peut décider que le vote soit pris à une prochaine Assemblée.
Article 11
L’élection des membres du Conseil d’administration se fera lors de l’Assemblée générale annuelle, après la lecture des rapports annuels et la définition des tâches des postes ouverts.
Les membres du Conseil d’administration seront élus à leur poste respectif par la majorité de l’assemblée.
Article 12
Toute personne intéressée à se présenter à un poste quelconque et ne pouvant être présente lors des élections devra poser sa candidature par écrit au secrétaire.
CHAPITRE 5 RÔLE DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Président
Présider les réunions régulières du Conseil d’administration et les Assemblées générales et spéciales.
Surveiller l’exécution des décisions prises au Conseil d’administration et à l’Assemblée générale.
Remplir les charges qui lui sont attribuées par le Conseil d’administration.
Veiller au respect des statuts et règlements du Club.
Préparer avec la secrétaire l’ordre du jour des réunions.
Signer avec la secrétaire les documents administratifs qui engagent le Club.
Signer les effets bancaires.
Représenter le Club à l’extérieur.
Vice-président
Remplacer le président en cas d’absence.
Faire la promotion du Club.
Exécuter toute autre fonction attribuée par les règlements ou le Conseil d’administration.
Secrétaire
Rédiger les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du Conseil d’administration.
Tenir à jour les dossiers et correspondances du Club.
Signer les documents administratifs avec le président qui engagent le Club.
Remettre une copie des procès-verbaux aux membres du Conseil d’administration.
Trésorier
Tenir à jour tous les livres comptables.
Voir à la perception des cotisations des membres.
Voir à régler les comptes.
Tenir à jour le registre des membres.
Signer les effets bancaires.
Responsables des technologies de l’information (2)
Assurer le bon fonctionnement des plateformes électroniques.
Responsable des communications
Assurer le lien entre les membres et le conseil d’administration. Il diffuse les informations relatives aux sorties prévues. Le club a un site web ainsi qu’une adresse Facebook.
Responsable du programme hiver
Proposer au Conseil d’administration des sorties pour la période hivernale.
S’assurer des délais dans la production du programme d’hiver.
Responsables du programme été-automne (2)
Proposer au Conseil d’administration des sorties pour la période été-automne.
S’assurer des délais dans la production du programme été-automne.
CHAPITRE 6 – DIVERS
Article 1
Affiliation
Le Club peut s’affilier en vue d’étendre et de faciliter son action à tout organisme régional, provincial, national ou international si une telle association est jugée propre à servir ses objectifs. Entre autres, il est affilié à Rando Québec afin de détenir les assurances requises pour le club. L’adhésion aux assurances avec Rando Québec implique que nous respectons leurs règlements.
Article 2
Subventions
Le Club étant un organisme à but non lucratif est habilité à recevoir des subventions de toute provenance et nature à la seule condition que ces subventions ne puissent en aucun temps lui créer des servitudes nuisant à ses objectifs ou non conformes à son esprit et à ses statuts.
Article 3
Procédures
En cas de litige, le Code Morin (recueil de procédures qui permet de tenir des assemblées générales démocratiques et ordonnée), dernière édition révisée, servira de référence pour les procédures de l’Assemblée générale et les réunions du Conseil d’administration.
RÈGLEMENTS INTERNES
Les règlements internes sont établis par le Conseil d’administration et adopté par l’Assemblée générale.
Ces règlements sont destinés à fixer les points non prévus par les règlements généraux, notamment ceux relatifs à l’administration interne du Club et à ses activités.
Le Conseil d’administration peut apporter aux règlements internes des modifications ou des compléments qui s’appliquent immédiatement. Ceux-ci sont présentés pour ratification à l’Assemblée générale suivante.
En cas de force majeure (ex. : pandémie), la règlementation gouvernementale applicable sera mise en œuvre.
Article 1
Adhésion
L’adhésion est renouvelable tous les ans. Elle est valable du 1er avril au 31 mars.
Article 2
Calendrier des activités
Le Conseil d’administration élabore deux programmes d’activités. L’un pour la période été-automne et l’autre pour la période d’hiver.
Ces programmes sont la base des activités du Club.
Le programme donne des précisions sur :
•Le lieu et la date de la randonnée.
•Le nom et les coordonnées du responsable.
•Le niveau de difficulté.
•L’heure et l’endroit pour le covoiturage.
Article 4
Invités
Aucun invité n’est autorisé à participer à nos sorties sauf dans des cas de circonstances particulières autorisées par un ou des membres du CA. Les coordonnées de cet invité devront être recueillies afin d’en informer notre assureur.
Article 5
Participation aux frais de transport
À chaque sortie, les participants sont invités à se regrouper dans les voitures pour rejoindre le lieu de départ de la randonnée, ceci afin de répartir et limiter les frais de transport ainsi que de s’assurer de la capacité du stationnement des endroits visités.
Article 6
Déroulement de la randonnée
Les membres doivent disposer en randonnée de l’équipement requis : chaussures de marche, eau, lunch, protections contre la pluie, le froid et le soleil.
Les randonnées sont prévues pour se dérouler dans un esprit de convivialité où les notions de performance et de compétition sont à éviter.
Une trop grande dispersion du groupe est déconseillée, afin d’éviter les erreurs de parcours ou de pénaliser les personnes qui marchent moins vite.
Il est demandé de respecter l’environnement et les propriétés privées éventuellement traversées.
L’encadrement est assuré par un responsable qui assume les fonctions suivantes:
Au départ de la randonnée, il désigne un « serre-file » chargé de la sécurité de l’arrière du groupe.
Le responsable et le serre-file sont équipés de radios. Le responsable de la randonnée s’assure qu’un participant transporte la trousse de premiers soins.
Le responsable de la randonnée est habilité à exclure une personne qu’il juge inapte à faire la randonnée.
Article 7
Animaux
Les animaux de compagnie sont strictement interdits dans les randonnées.
Article 8
Activités avec participation financière
Une participation financière pourra être exigée pour certaines sorties.
Article 9
Diffusion des statuts et des règlements
Un exemplaire des statuts et des règlements est à la disposition de chaque adhérent. Il figure sur le site internet du Club.
Rév. : 2022-03-03